Chi cerca «ERP italiani» pensa di fare una domanda semplice. Non lo è. Dietro quelle due parole stanno almeno tre richieste diverse: un software prodotto da un’azienda con sede in Italia, un software che gestisce da solo gli adempimenti fiscali italiani, oppure un fornitore che risponde in italiano e manda un tecnico quando serve. Sono tre cose separate, e raramente coincidono in un solo prodotto.
Per questo qui non trovi una classifica. Noi abbiamo scelto di non elencare marchi né cifre: un elenco senza prove invecchia in fretta e, peggio, ti fa credere che la scelta sia già fatta. Trovi invece i criteri con cui separare ciò che è davvero italiano da ciò che è soltanto tradotto.
I tre significati di «italiano»
Nella nostra esperienza editoriale, la parola compare nelle schede commerciali con significati molto diversi, e conviene chiedersi quale dei tre ti interessa.
- Italiano per origine. Il produttore ha sede e sviluppo in Italia. Non dice nulla sulla qualità, ma indica con chi parlerai e sotto quale giurisdizione.
- Italiano per localizzazione. Il programma conosce davvero le regole fiscali e contabili del Paese. È il significato che pesa di più sul lavoro quotidiano.
- Italiano per presenza. Esistono partner, consulenti e assistenza sul territorio, comprese le ore in cui serve una persona e non un modulo di contatto.
Un prodotto straniero con una localizzazione solida e partner capillari può servirti meglio di uno nato in Italia che non aggiorna le procedure fiscali. L’origine, da sola, non basta.
Cosa deve saper fare un ERP per lavorare in Italia
La localizzazione si misura sulle pratiche concrete, non sugli slogan. Un gestionale usabile da un’impresa italiana deve coprire almeno questi ambiti, e deve farlo nel flusso normale, senza esportazioni a mano.
- emissione e ricezione della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, obbligatoria tra imprese dal 2019;
- liquidazioni periodiche dell’IVA, registri e relative comunicazioni;
- ritenute d’acconto, modelli F24 e certificazioni dei compensi;
- elenchi Intrastat, se hai scambi con altri Paesi dell’Unione;
- conservazione digitale a norma dei documenti fiscali;
- gestione dei corrispettivi, se vendi al pubblico.
Le norme cambiano. Questo elenco, come ogni elenco, può diventare vecchio: per questo la domanda giusta al fornitore non è «lo fate?», ma «quando avete adeguato l’ultima modifica e come ve la fate arrivare?». Chi ha un processo di aggiornamento sa descriverlo. Chi non ce l’ha cambia discorso.
Sette domande da fare prima di firmare
Le abbiamo ordinate dalla più economica da verificare alla più impegnativa.
- Chi sviluppa il programma e chi lo assiste: sono la stessa azienda o intermediari?
- In che lingua sono interfaccia, manuali e assistenza, e in quali orari risponde una persona?
- Come vengono recepite le novità fiscali, e in quanto tempo dall’uscita della norma?
- Dove risiedono fisicamente i dati e chi può accedervi?
- Come si esporta tutto il tuo archivio, in un formato leggibile, se un giorno cambi fornitore?
- Quali integrazioni esistono già con banca, commercialista e magazzino, e quali sono sviluppi su misura?
- Posso parlare con un cliente simile al mio per dimensione e settore?
Le ultime due raccontano più di qualsiasi brochure. Un cliente reale ti dice cosa succede il giorno dopo la vendita.
Quando «italiano» non basta
Esistono casi in cui la localizzazione italiana è solo una parte del quadro. Se hai una filiale all’estero, vendi in più valute o gestisci più società, servono funzioni che non dipendono dal Paese di origine del software: ne parliamo nella guida a più società gestite da un unico software.
Anche la scelta fra installazione in azienda e servizio online incide sulle risposte alla domanda quattro, quella sui dati. Il confronto è sviluppato nell’articolo su cloud e on-premise.
La prova che vale più di una demo
Una dimostrazione guidata mostra il percorso migliore. La tua azienda vive ai margini di quel percorso. Prima di decidere, porta al fornitore tre casi reali e chiedi di vederli eseguiti sul software, in tua presenza: una fattura con ritenuta, una nota di credito su un documento già inviato, un acquisto da un fornitore comunitario.
Se nessuno dei tre passa senza giri strani, hai la risposta.
Per il resto della valutazione ti servono un metodo e un criterio di costo. Li abbiamo raccolti in come scegliere il gestionale per la tua PMI, dove trovi anche cosa chiedere sui costi senza fermarti al prezzo di listino.
Domande frequenti
Un ERP prodotto in Italia è sempre meglio per una PMI italiana?
No. L’origine dà vicinanza e una lingua comune, ma conta di più quanto il software copre gli adempimenti fiscali e come viene aggiornato. Verifica entrambe le cose, non solo la sede.
Come verifico che un gestionale gestisca la fatturazione elettronica?
Chiedi di emettere, davanti a te, una fattura reale e di vederne lo stato dopo l’invio al Sistema di Interscambio, comprese le notifiche di scarto. Se la dimostrazione usa solo dati di esempio, chiedi una prova con i tuoi.
Posso cambiare ERP più avanti senza perdere i dati?
Dipende dal contratto. Prima di firmare, pretendi per iscritto il formato e i tempi di esportazione dell’intero archivio. Per prepararti, leggi la nostra guida alla migrazione dei dati verso un nuovo gestionale.
E tu, quando dici «italiano», a quale dei tre significati stai pensando davvero?
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